Datenschutz Ferien- und Freizeitaktionen

Sehr geehrte, liebe Eltern

für die Teilnahme Ihres Kindes erhebt und verarbeitet Spielratz e.V. von Ihnen als Elternteile und von Ihren Kindern personenbezogene Daten. Entsprechend dem Bundesdatenschutzgesetz und der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) informieren wir Sie, welche (personenbezogenen) Daten wir im Rahmen der Teilnahme Ihres Kindes an einer Ferien- und Freizeitaktion erheben und wofür wir diese Daten verwenden. 

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung bei Ferien- und Freizeitaktionen ist:

Spielratz, Verein für pädagogische Ferien- und Freizeitaktionen e.V.

Auerfeldstraße 27
81541 München
Tel.: (089) 48 48 98
Fax: (089) 480 74 39
E-mail: spielratz(at)spielratz.org
URL:http://www.spielratz.org

Vertretungsberechtigte
1. Vorsitzender: Samson Quitt
2. Vorsitzender: Johannes Schmid

Was wird unter personenbezogenen Daten verstanden?

In der DS-GVO (Art. 4) werden „personenbezogene Daten“ als Informationen bestimmt, die „sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person […] beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind;“

Auf welchen Wegen erhebt Spielratz e.V. personenbezogene Daten?

Damit ein Kind bei den Ferien- und Freizeitaktionen teilnehmen kann, erhebt Spielratz e.V. personenbezogene Daten. Die Erhebung erfolgt dabei auf verschiedenen Wegen:

1. Online-Anmeldeformular auf der Homepage spielratz.org. Bitte beachten Sie hierfür die Datenschutzerklärung auf unserer Website.
2. Personenbezogene Daten werden gleich in unsere Datenbank eingegeben und ggf. zur Dokumentation/Sicherung schriftlich per Hand notiert.
3. Stammdatenblatt und Anmeldeunterlagen für das jeweilige Projekt

Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Kontaktinformationen wie Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Anschrift.

Diese Daten sind einerseits für die Kontaktaufnahme, also auch für die Bestätigung des Reservierungswunsches und des weiteren Anmeldeverfahrens notwendig. Zugleich prüfen wir, ob das Kind aus München kommt und damit an der Ferien- und Freizeitaktion teilnehmen kann. Des Weiteren kontaktieren wir Erziehungs- und Sorgeberechtigte vor Projekten, um diese an Termine zu erinnern, Änderungen im Projektablauf mitzuteilen etc. Für Werbezwecke nutzen wir diese Kontaktinformationen nur, wenn wir von den Erziehungs- und Sorgeberechtigten (siehe unten) eine Einwilligungserklärung erhalten haben.

Informationen zu Geschlecht und Alter

Das Geburtsdatum benötigen wir, um die projektbezogenen Alterseinschränkungen zu überprüfen. Die Angabe zum Geschlecht erheben wir einerseits, um u.a. bei Übernachtungsfreizeiten geschlechtsspezifische Aspekte wie Zimmerverteilung planen zu können. Andererseits ist Spielratz e.V. verpflichtet, Angaben zum Geschlecht in der  amtlichen Kinder- und Jugendhilfestatistik und in der Jahresberichterstattung an das Stadtjugendamt München zu machen. Die übermittelten Daten sind hier nicht personenbezogen. Falls Sie eingewilligt haben, dass wir Ihnen Werbung (siehe unten) für unsere Projekte zukommen lassen, nehmen wir das Alter ihres Kindes als Anhaltspunkt für projektspezifische Werbung.

Informationen zu Beeinträchtigungen, Sozialverhalten, Alltagskompetenzen

Diese Informationen haben mehrere Hintergründe:

• Vorbereitung von Betreuungskräften auf das Kind, nicht zuletzt um auch der Pflicht zur Information im Rahmen der Aufsichtsführung gerecht zu werden
• Abklärung des Unterstützungsbedarfs, evtl. auch Abklärung, ob wir externe Unterstützung benötigen
• Abklärung der organisatorischen Rahmenbedingungen, die für die Teilnahme des Kindes notwendig sind
• Dokumentation gegenüber Kostenträgern bei Beantragung von Fördermitteln

Informationen zu Allergien und Medikamente, Impfungen

• Vorbereitung von Betreuungskräften auf das Kind, nicht zuletzt um auch der Pflicht zur Information im Rahmen der Aufsichtsführung gerecht zu werden und die Aufsicht auch tatsächlich führen zu können.
• Planung von Essensbestellungen
• Vermeidung von Doppelimpfungen, Aufsichtsführung

Informationen Krankenversicherung

Die Teilnehmenden haben in der Regel bei den Ferien- und Freizeitaktionen keine Krankenversicherungskarte mit dabei. Bei einem Arztbesuch etc. geben wir für die Abrechnung die hier abgefragten Informationen weiter.

Informationen zur Bankverbindung der Erziehungs- und Sorgeberechtigten

Diese Information ist freiwillig und nur notwendig, wenn Erziehungs- und Sorgeberechtigte im Rahmen eines Rücktritts von der Anmeldung eine anteilige Rückerstattung des bereits bezahlten Teilnahmebeitrages per Überweisung wünschen. Die anteilige Rückerstattung kann auch in bar ohne Bekanntgabe der Bankverbindung im Büro von Spielratz e.V. erfolgen.

Informationen zur finanziellen Situation der Erziehungs-/Sorgeberechtigten

Diese Informationen benötigen wir nur, wenn Erziehungs-/Sorgeberechtigte einen Antrag auf Ermäßigung stellen wollen. Hierfür muss Spielratz e.V. den Ermäßigungsanspruch prüfen und dokumentieren.

Informationen zu den Abholberechtigten

Diese Angabe ist nur notwendig, wenn Erziehungs-/Sorgeberechtigten Dritten die Erlaubnis geben, ihr Kind vom  Projekt/Haltestelle abzuholen. Die Namen der Abholberechtigten werden gespeichert und sind auf Listen aufgeführt.

Speicherung personenbezogener Daten in der Datenbank von Spielratz e.V.

Spielratz e.V. speichert und verarbeitet die per Online – Anmeldeformular, Telefon und Anmeldeunterlagen übermittelten personenbezogenen Daten in einer Datenbank. Mit der Übermittlung personenbezogener Daten an den Spielratz e.V. erklären sich Sorgeberechtigte damit einverstanden, dass diese Daten in der Datenbank von Spielratz e.V. gespeichert werden.

Wofür nutzt Spielratz e.V. personenbezogene Daten?

1. Versand der Anmeldeunterlagen, Reservierungsbestätigungen, Teilnahmebestätigungen
2. Allgemeiner Geschäftskontakt
3. Versand von Informationen zu der Ferien- und Freizeitaktion, bei welcher das Kind angemeldet wurde bzw. teilnimmt (z.B. Einladungen, Änderungen beim Projektablauf etc.)
4. Projektplanung, Projektdurchführung und Projektnachbereitung
5. Erstellung von Listen (z.B. Anwesenheitslisten, Telefonlisten, Allergienliste) für die Betreuungsteams
6. Planung und Vorbereitung von Ferien- und Freizeitaktionen
7. Abrechnung von Fördermitteln bzw. Ermäßigungen
8. Rückerstattung von Teilnahmebeiträgen bei Stornierung der Anmeldung

Sofern keine Einwilligung zur längeren Speicherung der Daten und keine Einwilligung für die Öffentlichkeitsarbeit seitens der Sorgeberechtigten vorliegen, löscht/anonymisiert Spielratz e.V. die Daten in der Datenbank am Ende des ersten Quartals des Folgejahres.

Keine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte

Spielratz e.V. gibt personenbezogene Daten nicht an Dritte für kommerzielle/nicht-kommerzielle Zwecke weiter.

Nutzung personenbezogener Daten für Öffentlichkeitsarbeit von Spielratz e.V.

Spielratz e.V. nutzt die personenbezogenen Daten der Kinder/Sorgeberechtigten für die Öffentlichkeitsarbeit nur mit Einwilligung der Sorgeberechtigten. Die Einwilligung der Sorgeberechtigten umfasst folgende Informationen:

• Hinweis auf den Start der Anmeldung für die Ferien-und Freizeitaktionen
• Hinweise auf freie Plätze bei unseren Ferien- und Freizeitaktionen
• Zusendung des Jahresprogramms
• Informationen über weitere Aktivitäten des Vereins wie Vereinsfeiern, Spendenaufrufe

Diese Einwilligung ist freiwillig und hat keine Auswirkung auf die Teilnahme des Kindes an der Ferien-und Freizeitaktion.

Widerruf der Einwilligung

Die Einwilligung zur Nutzung der Daten für die Öffentlichkeitsarbeit kann per Post/Fax/per Mail jederzeit widerrufen werden. Die Einwilligung erlischt spätestens in dem Jahr, in dem das Kind nicht mehr an den Ferien- und Freizeitaktionen des Vereins Spielratz teilnehmen kann. Will das Kind sich als Betreuungskraft bei Spielratz e.V. (ab 16 Jahren möglich) engagieren, so muss der Wunsch vom Jugendlichen selbst geäußert werden. Hierzu kann das Kontaktformular von Spielratz e.V. auf www.spielratz.org genutzt werden.

Datensicherheit

Spielratz e.V. trifft technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Löschung, Veränderung oder gegen Verlust und gegen unberechtigte Weitergabe oder unberechtigten Zugriff zu schützen.

Wann werden die personenbezogenen Daten gelöscht?

Bei Spielratz e.V. gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bzw. Fristen für die Aufbewahrung von personenbezogenen Daten durch Kostenträger (z.B. Landehauptstadt München, Land Bayern). Fernab dieser Regelungen/Fristen löscht Spielratz e.V. personenbezogene Daten regelmäßig. Das Löschprotokoll von Spielratz e.V. kann auf schriftlichen Antrag im Spielratz-Büro eingesehen werden.

 

Ihre Rechte als betroffene Personen

Die Europäische Datenschutzgrundverordnung räumt betroffenen Personen verschiedene Rechte bzgl. personenbezogener Daten ein. Diese sind:

Informationspflicht – Art. 13 und Art. 14 DS-GVO:

Recht auf Auskunft – Art. 15 DS-GVO:

Recht auf Berichtigung – Art. 16 DS-GVO:

Recht auf Löschung ( „Recht auf Vergessenwerden“): Art. 17 DS-GVO:

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung – Art. 18 DS-GVO:

Recht auf Datenübertragbarkeit – Art. 20 DS-GVO:

Widerspruchsrecht – Art. 21 DS-GVO:

Eltern, die Ihre Rechte in Anspruch nehmen wollen, richten ihr Anliegen per E-Mail an datenschutz@spielratz.org. Spielratz e.V. wird Ihr Anliegen prüfen und gegebenenfalls ihrem Anliegen entsprechen. 

Wer hat Zugriff auf die personenbezogenen Daten?

Neben den hauptamtlich Beschäftigten haben auch die ehrenamtlich Engagierten des Vereins Zugriff auf einen Teil der personenbezogenen Daten. Auch können die IT-Wartung, der Programmierer der Datenbank personenbezogene Daten von Teilnehmenden und deren Sorgeberechtigten einsehen.

Im Rahmen von Prüfungen haben des Weiteren interne und externe Prüfer (m/w/d) Zugriff auf die personenbezogenen Daten von Teilnehmenden und deren Sorge-/Erziehungsberechtigten.

Sowohl die ehrenamtlich Engagierten als auch die hauptamtlich Beschäftigten von Spielratz e.V. unterliegen der Geheimhaltungspflicht bzw. werden auf den Datenschutz verpflichtet.

An wen gibt Spielratz e.V. personenbezogene Daten weiter?

1. Als Träger der Kinder- und Jugendhilfe ist Spielratz e.V. gesetzlich verpflichtet, im Falle einer Gefährdung des Kindeswohls personenbezogene Daten an das Stadtjugendamt weiterzugeben. Dies gilt auch für andere gesetzlich festgelegte Situationen, in denen eine Datenweitergabe notwendig ist.
2. Im Rahmen der Finanzbuchhaltung von Spielratz e.V. hat die externe Finanzbuchhaltung Einblick welches Kind an welcher Ferienaktion teilgenommen hat, welcher Teilnahmebeitrag bezahlt wurde etc. Mit der Finanzbuchhaltung wurde ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag abgeschlossen.

Verwendung von Foto-, Film- und Tonaufnahmen

Im Rahmen der Ferien- und Freizeitaktionen von Spielratz e.V. entstehen Foto-, Film- und Tonaufnahmen. Bei einigen Ferien- und Freizeitaktionen sind diese Aufnahmen ausgeschriebener Bestandteil der Ferien- und Freizeitaktion (u.a. Filmratz, Fotoratz, Radioratz, Trickratz, Ratzmedia (I) & (II)).

Wofür werden die Aufnahmen verwendet?

1. Projekt DVD/CD oder Download

Bei den Medienprojekten (z.B. Fotoratz, Ratzmedia, Filmratz) erhalten die Teilnehmenden nach Projektende eine DVD/CD mit den erstellten Medienprodukten und Fotos vom Projekt. Es kann auch sein, dass die Medienprodukte als Download zur Verfügung gestellt werden.

Hinweise:

Die Teilnehmenden haben die Möglichkeit, Fotos von ihnen zu sperren bzw. deren Löschung zu verlangen. Dies geschieht entweder während der Ferien- und Freizeitaktion oder bei der Premierenfeier.

Bei Veröffentlichung von Medienprodukten werden lediglich Vornamen der Teilnehmenden genannt. Teilnehmende können jedoch auch verlangen, dass der Vorname nicht genannt wird.

2. Öffentlichkeitsarbeit

„Ein Bild sagt mehr als tausend Worte“ – diese Aussage ist manchmal zutreffend. Spielratz e.V. verwendet Foto-, Film- und Tonaufnahmen für die Öffentlichkeitsarbeit in Printmedien, auf der Homepage des Vereins, bei Vorträgen oder Informationsveranstaltungen mit Publikumsverkehr. Gesetzliche Aspekte wie Schutz des Privatlebens (Art. 22 GG); Urheberrecht/Recht am Bild; Informationelle Selbstbestimmung; Kunsturheberrecht werden dabei berücksichtigt.

Für Portraitaufnahmen von Teilnehmenden, die Spielratz e.V. für die Öffentlichkeitsarbeit verwenden will, werden die Teilnehmenden und deren Erziehungs-/Sorgeberechtigte kontaktiert und deren Einverständnis gesondert eingeholt. 

3. Projektdokumentation/Berichterstattung

Spielratz e.V. erstellt Projektdokumentationen und Berichte für Mitgliederversammlungen. Auch hier kann es sein, dass Projektfotos mit Kindern zur Dokumentation abgebildet werden.

4. Identifizierung von Teilnehmenden

Zu Beginn der Ferien- und Freizeitaktionen machen die Betreuungskräfte von den Teilnehmenden Fotos mit Namensschildern. Diese werden ausgedruckt. Diese Fotos machen wir aus mehreren Gründen:

1. Die Teams besprechen sich fast jeden Tag zu Mittag und auch am Abend und im Anschluss an die Ferien-und Freizeitaktion. Dabei werden auch Vorfälle mit Kindern besprochen und eventuell auch Regelungen für den kommenden Tag getroffen. Gerade bei den Großprojekten wie der Stadtranderholung ist es schwierig, dass die Betreuungskräfte wissen, welches Kind gerade besprochen wird. Das am ersten Tag gemachte Foto erleichtert den Betreuungskräften die Zuordnung.
2. Bei den Ferien- und Freizeitaktionen machen die Teilnehmenden immer wieder Ausflüge. Dies erhöht die Gefahr, dass ein Kind abhandenkommt bzw. verloren geht. Um schnell reagieren zu können und die Suche zu optimieren, nimmt die Ausflugsgruppe immer Fotos von den Teilnehmenden mit.
3. Bei der Abholung von Teilnehmenden bei den Großprojekten vor 18 Uhr, können die Betreuungskräfte anhand der Fotos klären, welches Kind nun abgeholt wird und es entsprechend auf dem Gelände suchen.

5. Erstellung von Fotobüchern

Bei manchen Ferien-und Freizeitaktionen werden Fotobücher erstellt. Hierfür nutzen wir Fotosoftware von verschiedenen Anbietern und übertragen Fotos. Die Datenschutzerklärungen der von ins in der Regel verwendeten Bestellsoftware können auf folgenden Seiten (Stand 05/2018) eingesehen werden:

Rossmann: http://www.rossmann-fotowelt.de/datenschutz/

DM: https://www.fotoparadies.de/datenschutz.html

Bitte beachten Sie, dass Spielratz e.V. keinerlei Einfluss auf die Datenschutzerklärungen der jeweiligen Anbieter hat und deren Erklärungen auch geändert werden können.  

Allgemeiner Hinweis:

Spielratz e.V. behält sich alle Rechte der Nutzung/Veröffentlichung an den im Rahmen der Ferien-und Freizeitaktionen gemachten Aufnahmen vor. Es ist untersagt, dass Aufnahmen von diesem Datenträger weiterverbreitet werden. Damit sind insbesondere Veröffentlichungen im Internet und sozialen Diensten (z.B. Facebook, TikTok, Instagram) gemeint.

Ton-, Foto- und Filmaufnahmen durch externe Institutionen

Spielratz e.V. bekommt immer wieder Anfragen von Rundfunksendern, Journalistinnen (m/w/d), die über die Ferien- und Freizeitkationen berichten oder für Dokumentationen Kinder befragen wollen. Sollten dabei personenbezogene Daten (Fotos, Name) verwendet werden, die das Persönlichkeitsrecht des Kindes betreffen, holen wir hierfür eine gesonderte Einwilligungserklärung von den Sorgeberechtigten ein.

Weitere datenschutzrechtliche Bestimmungen

Weitere datenschutzrechtliche Bestimmungen können auf der Webseite www.spielratz.org/index.php/datenschutz eingesehen werden.

Änderung dieser Datenschutzerklärung

Spielratz e.V. hält sich das Recht vor, Änderungen an dieser Datenschutzerklärung vorzunehmen. Geltende Datenschutzvorschriften werden dabei beachtet.

Stand dieser Datenschutzerklärung ist November/2022.