Datenschutzerklärung ehrenamtliches Engagement
Liebe Betreuungskraft/Projektleitung, lieber Interessent (m/w/d),
wir freuen uns, dass Du dieses Jahr den Spielratz unterstützt und Dich ehrenamtlich engagierst bzw. dich zum ersten Mal bei Spielratz e.V. engagieren willst.
Entsprechend dem Bundesdatenschutzgesetz und der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) informieren wir Dich, welche (personenbezogenen) Daten wir von Dir verarbeiten und wofür wir diese Daten verwenden.
Verantwortlicher
Spielratz, Verein für pädagogische Ferien- und Freizeitaktionen e.V.
Auerfeldstraße 27
81541 München
Tel.: (089) 48 48 98
Fax: (089) 480 74 39
e-mail: spielratz(at)spielratz.org
URL:http://www.spielratz.org
Vertretungsberechtigte
1. Vorsitzender: Samson Quitt
2. Vorsitzender: Johannes Schmid
Was wird unter personenbezogenen Daten verstanden?
In der DS-GVO (Art. 4) werden „personenbezogene Daten“ als Informationen bestimmt, die „sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person […] beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind;“
Welche personenbezogenen Daten von Dir werden verarbeitet?
Tätigkeitswunsch
Dient zur besseren Planung. Manchmal suchen wir nur noch Bezugsbetreuungskräfte oder wir können Eltern von Kindern mit einem höheren Unterstützungsbedarf mitteilen, dass wir mehrere Interessierte als Bezugsbetreuungspersonen haben.
Kontaktinformationen wie Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Anschrift
Diese Daten benötigen wir für die Kontaktaufnahme und die Vereinbarung eines Kennenlerntermins. Die Telefonnummer ist unter anderem wichtig für den Fall, dass Du Deine E-Mail-Adresse falsch eingegeben hast und wir dann telefonisch mit Dir Kontakt aufnehmen können. Um Dich bei uns zu engagieren, musst Du uns ein erweitertes polizeiliches Führungszeugnis zur Einsichtnahme vorlegen. Für die Beantragung dieses Führungszeugnisses schicken wir Dir per Post (anders geht es leider nicht) die Antragsunterlagen zu, mit denen Du dann zum Einwohnermeldeamt gehen musst.
Geburtsdatum, Geschlecht
Ein Engagement bei unseren Ferien- und Freizeitaktionen ist vom Alter abhängig. Bei manchen Aktionen ist das Mindestalter 16, bei anderen Aktionen 18. Ob Du vor Projektbeginn die jeweiligen Mindestalter schon erreicht hast, können wir nur mit Deinem Geburtsdatum überprüfen. Zudem erfassen wir Dein Geschlecht für statische Zwecke und eine ausgewogene Teamzusammenstellung.
Angaben zur Dauer des Engagements (nur bei Fasangarten und Fideliopark)
Dient zu Planung bei der Zusammenstellung des Teams.
Teilnahme an Seminaren – Seminarverwaltung
Die Teilnahme an unserem Grundlagenseminar ist eine Voraussetzung für ein Engagement bei Spielratz e.V. In unserer Datenbank dokumentieren wir, wann Du zum ersten Mal das Grundlagenseminar absolviert hast, wann wir Dir die Einladung zum Grundlagenseminar zugeschickt haben und ob Du uns diese Einladung bestätigt hast.
Erweitertes polizeiliches Führungszeugnis
Die Vorlage eines erweiterten polizeilichen Führungszeugnisses zur Einsichtnahme ist Voraussetzung für ein Engagement bei Spielratz e.V. In unserer Datenbank erfassen wir, wann wir das Führungszeugnis eingesehen haben und wann wir Dir die Unterlagen zugeschickt haben. Zudem dokumentieren wir, wann wir Dich erneut auffordern müssen, dass Du uns wieder eines vorlegen musst.
Neben der Erfassung der oben genannten Informationen führen wir noch ein Einsichtnahme-Protokoll. Dort dokumentieren wir folgende Informationen:
- Wann das Führungszeugnis ausgestellt wurde
- Von wem es vorgelegt wurde
- Wer es eingesehen hat
- Wann es eingesehen wurde
- Wann erneut ein Führungszeugnis beantragt werden muss
Einwilligungserklärung zum Einsichtnahme-Protokoll: Du kannst uns erlauben, dass dieses Einsichtnahme-Protokoll über Dein Engagement hinaus von uns aufbewahrt werden darf. Falls Du uns diese Einwilligung nicht gibst, wird das Protokoll zwei Monate nach Deinem Engagement vernichtet und die diesbzgl. Informationen werden aus der Datenbank gelöscht. Solltest Du drei Monate später Dich erneut bei Spielratz e.V. engagieren wollen, ist eine erneute Beantragung und Einsichtnahme notwendig.
Kontoinformationen
Für Deine Tätigkeit bekommst Du eine Aufwandsentschädigung. In der Regel überweisen wir Dir diese, so dass wir von Dir hierfür Deine Bankverbindung benötigen. Du kannst die Aufwandsentschädigung jedoch auch bar ausbezahlt bekommen. Dies musst Du uns rechtzeitig mitteilen.
Wofür nutzt Spielratz e.V. personenbezogene Daten?
- Versand der Unterlagen für die Beantragung des erweiterten polizeilichen Führungszeugnisses
- Versand von Einladungen für Seminare, Vorbereitungs- und Nachbereitungstreffen
- Ausstellung von Teilnahmebestätigung und anderen Bestätigungen
- Allgemeiner Geschäftskontakt und Betreuungskräfteverwaltung
- Erstellung von Kontaktlisten für die anderen Teammitglieder
- Auszahlung der Aufwandsentschädigung
Hinweis: Für weitere Zwecke verwenden wir Deine Daten nicht ungefragt bzw. nicht ohne Deine Einwilligung. Diese kannst Du uns geben oder auch verweigern. Dabei geht es um folgende Aspekte:
a) Kontaktaufnahme durch Spielratz e.V. für weitere Ferien-und Freizeitaktionen und Aktivitäten des Vereins
Deine Einwilligung hat zur Folge, dass wir Deine Kontaktdaten anderen Projektleitungen zur Verfügung stellen, damit diese Dich fragen können, ob Du Dich ein weiteres Mal bei Spielratz e.V. kontaktieren willst. Zudem informieren wir Dich über Aktivitäten des Vereins wie Vereinsfeste etc.
b) Anmeldung zum Newsletter
Ein bis zweimal pro Jahr erscheint ein Newsletter von Spielratz e.V. In diesem wird über Ereignisse im Verein berichtet, Informationen zu Projekten, Beginn der Akquise von Betreuungskräften etc. gegeben.
c) Verwendung von Foto-, Film- und Tonaufnahmen
Im Vorfeld und Rahmen der Ferien- und Freizeitaktionen von Spielratz e.V. entstehen Foto-, Film- und Tonaufnahmen. Bei einigen Ferien- und Freizeitaktionen sind diese Aufnahmen ausgeschriebener Bestandteil der Ferien- und Freizeitaktion (u.a. Filmratz, Fotoratz, Radioratz, Trickratz, Ratzmedia (I) & (II)). Hier kann es sein, dass auch Du als Betreuungskraft dokumentiert wirst.
Wofür werden die Aufnahmen verwendet?
- Projektergebnisse/Medienergebnisse
Bei den Medienprojekten (z.B. Fotoratz, Ratzmedia, Filmratz) erhalten die Teilnehmenden und die Betreuungspersonen nach Projektende eine DVD/CD (oder auch per Cloud-Sharing) mit den erstellten Medienprodukten und Fotos vom Projekt.
Hinweise:
Die Teilnehmenden und Betreuungspersonen haben die Möglichkeit, Fotos von ihnen zu sperren bzw. deren Löschung zu verlangen. Dies geschieht entweder während der Ferien- und Freizeitaktion oder bei der Premierenfeier.
Bei den Medienergebnissen werden lediglich Vornamen der Teilnehmenden und Betreuungspersonen genannt. Die Teilnehmenden und Betreuungspersonen können jedoch auch verlangen, dass der Vorname von ihnen nicht genannt wird.
- Öffentlichkeitsarbeit
„Ein Bild sagt mehr als tausend Worte“ – diese Aussage ist manchmal zutreffend. Spielratz e.V. verwendet Foto-, Film- und Tonaufnahmen für die Öffentlichkeitsarbeit in Printmedien, auf der Homepage des Vereins, bei Vorträgen oder Informationsveranstaltungen mit Publikumsverkehr. Gesetzliche Aspekte wie Schutz des Privatlebens (Art. 22 GG); Urheberrecht/Recht am Bild; Informationelle Selbstbestimmung; Kunsturheberrecht werden dabei berücksichtigt.
Für Portraitaufnahmen von Teilnehmenden und Betreuungspersonen, die Spielratz e.V. für die Öffentlichkeitsarbeit verwenden will, werden die Teilnehmenden und deren Erziehungs-/Sorgeberechtigte kontaktiert und deren Einverständnis gesondert eingeholt.
BITTE BEACHTEN!!: Manche Teams erstellen im Vorfeld, während der Durchführung und nach dem Projekt eine Whatsapp-Gruppe oder Ähnliches. Diese Gruppe ist für das Engagement und auch für die Durchführung des Projektes nicht notwendig. Die Teilnahme an der Gruppe ist immer freiwillig und es handelt sich damit um eine private Angelegenheit. Der offizielle Weg ist nicht die Gruppe, sondern ein Anruf oder eine SMS oder eine Mail.
- Projektdokumentation/Berichterstattung
Spielratz e.V. erstellt Projektdokumentationen und Berichte für Mitgliederversammlungen. Auch hier kann es sein, dass Projektfotos mit Betreuungspersonen zur Dokumentation abgebildet werden.
- Teamfotoflyer
Für die Ferien- und Freizeitaktionen erstellt Spielratz e.V. einen Teamflyer mit Portraitaufnahmen und dem Vornamen der Betreuungspersonen. Dieser wird ausgedruckt und Eltern entweder am Informationsabend oder zu Beginn der Ferienaktion ausgehändigt. Sinn dieses Teamflyers ist:
- Eltern wissen im Vorfeld, wer das Kind zum Beispiel beim Transfer begleitet und gewinnen dadurch an Sicherheit.
- Die Fotos vom Flyer werden auf dem Projekt einzelnen Aktionen/Ausflügen/Suppi zugeordnet. Dies schafft Sicherheit bei den Kindern, an wen Sie sich wenden oder welche Aktion sie sich anschließen.
- Eltern können gezielt Kontakt zu Betreuungspersonen aufnehmen und diese namentlich ansprechen.
- Eltern wissen, um wen es sich handelt, wenn ihr Kind von einer Betreuungsperson spricht.
Die Einwilligungen sind für die Zukunft widerrufbar oder können für die Zukunft erteilt werden.
Wo werden die Daten gespeichert
- in E-Mail-Postfächern sowohl von hauptamtlich Beschäftigten als auch ehrenamtlich Engagierten
- in unserer Datenbank
- in Aktenordnern
- Banksoftware
Datensicherheit
Spielratz e.V. trifft technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um Deine personenbezogenen Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Löschung, Veränderung oder gegen Verlust und gegen unberechtigte Weitergabe oder unberechtigten Zugriff zu schützen.
Wann werden die personenbezogenen Daten gelöscht?
Bei Spielratz e.V. gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bzw. Fristen für die Aufbewahrung von personenbezogenen Daten durch Kostenträger (z.B. Landehauptstadt München, Land Bayern). Fernab dieser Regelungen/Fristen löscht Spielratz e.V. personenbezogene Daten regelmäßig. Das Löschprotokoll von Spielratz e.V. kann auf schriftlichen Antrag per E-Mail an datenschutz@spielratz.org im Spielratz-Büro eingesehen werden.
Deine Rechte als betroffene Personen
Die Europäische Datenschutzgrundverordnung räumt betroffenen Personen verschiedene Rechte bzgl. personenbezogener Daten ein. Diese sind:
Informationspflicht – Art. 13 und Art. 14 DS-GVO:
Recht auf Auskunft – Art. 15 DS-GVO:
Recht auf Berichtigung – Art. 16 DS-GVO:
Recht auf Löschung ( „Recht auf Vergessenwerden“): Art. 17 DS-GVO:
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung – Art. 18 DS-GVO:
Recht auf Datenübertragbarkeit – Art. 20 DS-GVO:
Widerspruchsrecht – Art. 21 DS-GVO:
Interessent_innen, die Ihre Rechte in Anspruch nehmen wollen, richten ihr Anliegen per E-Mail an datenschutz@spielratz.org. Spielratz e.V. wird Dein Anliegen prüfen und gegebenenfalls Deinem Anliegen entsprechen.
Wer hat Zugriff auf die personenbezogenen Daten?
Dein Mitmachwunsch über das Kontaktformular geht an die pädagogischen Fachkräfte und an die ehrenamtlichen Projektleitungen von Spielratz e.V. Des Weiteren hat der Administrator unserer Homepage Zugriff auf die von Dir uns mitgeteilten personenbezogenen Daten.
Im Kontext der Auszahlung der Aufwandsentschädigung hat die externe Finanzbuchhaltung Zugriff/Einblick in/auf Deine personenbezogenen Daten.
Diese unterliegen der Geheimhaltungspflicht bzw. werden auf den Datenschutz hingewiesen.
An wen gibt Spielratz e.V. personenbezogene Daten weiter?
Deine Daten gibt Spielratz e.V. ohne Einwilligung von Dir nicht weiter, es sein denn gesetzliche Notwendigkeiten (auch Förderrichtlinien) machen dies erforderlich.
Änderung dieser Datenschutzerklärung
Spielratz e.V. hält sich das Recht vor, Änderungen an dieser Datenschutzerklärung vorzunehmen. Geltende Datenschutzvorschriften werden dabei beachtet. Stand dieser Datenschutzerklärung ist November/2022.
